Poptávka od zákazníka
e-mail · formulář · příloha
přijatoPro majitele a ředitele firem v Česku a na Slovensku
Firma roste.
Fixní náklady nemusí.
Rostete, ale každý nový objem práce přidává další ruční kroky? Automak připraví rutinu mezi e-mailem, tabulkami a vašimi systémy. Lidé zůstanou u rozhodnutí, zákazníků a práce, která firmě vydělává.
Nekupujete hotový software. Navrhneme řešení na míru vašemu procesu a systémům. Začneme jedním procesem, bez nákupu celého balíku naslepo.
01
Člověk rozhoduje. Systém za něj připraví podklady, přepíše data a upozorní na výjimku.
02
Osobně za návrhem. První proces projdu osobně s vámi.
Tomáš Běhal
Zakladatel Automak
Cíl automatizace
Více výkonu.
Stejný tým.
Stejný tým.
RŮST BEZ DALŠÍ VRSTVY RUTINY
01 / Co je možné
Technologie už existuje.
Rozhoduje, co s ní ve firmě uděláte.
Automak nenahrazuje vaše ERP, účetní systém ani nástroje, které už používáte. Doplňuje ruční kroky mezi nimi: načtení, kontrolu, přepis, předání a dohledání.
V administrativě a byrokracii má smysl hledat opakovatelné kroky. Mimo fyzickou práci můžeme prověřit i proces, který tu zatím není popsaný. Technologie většinou není problém. Otázka je, co chcete dál dělat ručně.
02 / Jedna informace, celá firma
Jedna informace může projít firmou bez pěti ručních přepisů.
Poptávku, objednávku nebo servis zadáte jednou. Systém připraví další kroky a člověk řeší cenu, výjimku a rozhodnutí.
A
Automak
připravuje
1 načte2 připraví3 předá
CRM
kontakt a příležitost připraveny
připraví systémObchodník
rozhodne cenu a další postup
rozhodne člověkÚkol
termín a odpovědnost zapsány
připraví systémVedení
pipeline se aktualizuje
připraví systém
Aha moment
Jedna poptávka. Jeden obchodní rozhodovací moment. Žádné přepisování mezi schránkou, CRM a reportem.
Výstup pro vedenípodklad · úkol · označená výjimka
ObchodProvozSkladFinanceVedení
Nový pohled
Neautomatizuji jedno oddělení. Propojuji cestu informace firmou.
03 / Kde mizí kapacita
Možná nepotřebujete dalšího člověka.
Často jen platíte schopné lidi za práci, která jejich schopnosti nevyužívá.
Objednávka přišla e-mailem.
Někdo otevře PDF, najde šest údajů a ručně je přepíše do systému.
přepisováníFaktura čeká ve schránce.
Je v pořádku. Přesto se neposune, dokud si jí člověk nevšimne a nezkontroluje ji.
čekáníStav zakázky zná jeden člověk.
Když chybí, ostatní hledají v e-mailu, tabulce a poznámkách.
dohledávání
Objem práce
roste
dnes
více zakázek
další člověk?
Po odstranění rutiny
tým zvládne víc
Co se mění
Více práce nemusí znamenat další fixní náklad.
V pondělí ráno nezačínáte dohledáváním, kde se zasekla objednávka. Rutinu připraví systém. Vaši lidé zůstanou u rozhodnutí, zákazníků a práce, která firmu posouvá.
objem práce
fixní náklady
04 / Nový pohled
Schopný člověk každý den otevírá stejné přílohy, hledá stejné údaje a přepisuje je na stejné místo.
V pondělí ráno se firma vrací k práci, která posouvá zakázky. Rutinu připraví systém. Člověk posoudí výjimku a nese odpovědnost.
Podívat se na příklady ↘05 / Modelové příklady
Jak se změní obyčejný pracovní den.
Příklady ukazují princip. Konkrétní rozsah se určí až z vašeho procesu, dat a systémů.
01
Modelový příklad
Zpracování objednávek
E-mail → PDF → ERP
Dnes
Otevřít e-mail · přečíst přílohu · přepsat údaje · ověřit cenu · založit objednávku
Po úpravě
Systém připraví objednávku. Člověk řeší jen nesrovnalost nebo schválení.
02
Modelový příklad
Přijaté faktury
Schránka → kontrola → účetní systém
Dnes
Stáhnout doklad · opsat dodavatele a částku · hledat objednávku · předat ke schválení
Po úpravě
Systém načte data, spáruje podklady a označí rozdíl. Účetní rozhodne.
03
Modelový příklad
Servisní požadavky
E-mail → evidence → technik
Dnes
Přečíst zprávu · dohledat zákazníka · založit případ · přeposlat technikovi · hlídat stav
Po úpravě
Systém připraví případ a podklady. Technik určí prioritu a další postup.
Výsledek z praxe
Když systém zná práci strojů, lidé nemusí hlídat každý řádek.
Takhle vypadá rozdíl mezi ručním přepisováním a řešením, které připraví přehledy, podklady pro fakturaci a kontrolu na jednom místě.
Co potvrdil klient
„Vytvořil nám systém přímo na míru. Usnadnil nám přehled práce strojů a vytvořil podklady pro fakturaci.“
Dana Němcová · agile-stroj s.r.o.
Se souhlasem klienta. Ukázka neobsahuje citlivá data z provozu.Ruční provozČlověk drží přehled v hlavě a v tabulkách.
Zpracovat ručně a dohledat, co se odpracovalo.
Přepsat údaje a zkontrolovat návaznosti.
Skládat přehled po jednotlivých zakázkách.
Počítat podklady a celkový výdělek ručně.
KontrolaDruhá osoba prochází práci znovu.
Řešení na míruSystém připraví přehled. Člověk řeší, co vyžaduje úsudek.
Systém je zpracuje do připraveného přehledu.
Údaje připraví pro další práci a fakturaci.
Vedení vidí práci strojů na různých stavbách.
Podklady jsou na jednom místě, bez druhého ručního přepisu.
ČlověkRozumí své práci. Nehlídá každý řádek.
Model vychází z potvrzené zkušenosti. Konkrétní kroky a rozsah se u každé firmy ověří na jejích datech.
06 / Orientační model
Kolik růstu může pojmout současný tým?
Zadejte jednoduchý scénář. Model ukáže, proč má smysl nejdřív hledat rutinu a až potom otevírat novou pozici.
i
Je to orientační model, ne výpočet vaší úspory. Počítá s tím, že uvolněnou kapacitu využijete na nový objem práce. Skutečný výsledek ukáže až rozbor procesu.
Bez změny procesu
+2,0
úvazku kapacity navíc
Po odstranění rutiny
0,0
úvazku kapacity navíc
Chcete tenhle model ověřit na jednom reálném procesu?
Popsat proces ↗07 / Kontrola zůstává ve firmě
Automatizace připravuje.
Váš člověk rozhoduje.
Rutina pro systém
- 01 Načíst údaje z e-mailu, PDF nebo tabulky
- 02 Přepsat je do připraveného záznamu
- 03 Porovnat pravidla a označit rozdíl
- 04 Připomenout termín a připravit podklad
+
Rozhodnutí pro člověka
- 01 Schválit výjimku nebo nestandardní případ
- 02 Jednat se zákazníkem či dodavatelem
- 03 Zvolit obchodní, účetní nebo provozní postup
- 04 Nést odpovědnost za konečný výsledek
08 / Spolupráce
Začneme jedním procesem a ověříme ho v provozu.
Nejdřív zjistím, kde práce skutečně vzniká, co musí rozhodnout člověk a co už může bezpečně připravit systém.
-
01
30 min
Popíšete úzké místo
Objednávky, faktury, e-maily nebo jinou rutinu, která roste s objemem firmy.
-
02
konkrétní návrh
Rozdělím práci na rutinu a rozhodnutí
Ukážu, co lze připravit automaticky, kde musí zůstat kontrola a co nemá cenu měnit.
-
03
pilot
Ověříme jeden tok práce
Ověříme ho na kopii dat nebo v omezeném pilotu. ERP měnit nemusíte a do celého provozu zasahovat nebudeme.
-
04
měřitelně
Rozšiřujeme podle výsledku
Další proces přidáme jen tehdy, když první prokazatelně uvolní kapacitu nebo zlepší kontrolu.
AUTOMAK / CZ + SK
09 / Osobně za návrhem
Hledám místo, kde vám rutina brzdí růst.
Jsem Tomáš Běhal, zakladatel Automak. S majitelem nebo ředitelem oddělím rozhodování od mechanických kroků a navrhnu nejmenší smysluplný zásah. Když automatizace nedává smysl, řeknu to přímo.
Tomáš Běhal
Zakladatel Automak
10 / Praktické otázky
Co potřebuji vědět před prvním hovorem?
Musíme měnit ERP nebo účetní systém?+
Obvykle ne. První návrh pracuje vedle systému, který už používáte. Přímý zápis se řeší až po ověření konkrétní verze, rozhraní a procesu na bezpečném testu.
Co když velká část práce probíhá telefonicky?+
Pak může být prostor pro automatizaci menší. Nejlépe se připravuje práce, která má písemnou stopu: e-mail, PDF, formulář, export nebo záznam v systému.
Převezme systém rozhodnutí člověka?+
Ne. Systém připraví data, provede předem domluvené kontroly a označí výjimku. Obchodní, účetní a provozní rozhodnutí zůstává u odpovědného člověka.
Kolik automatizace stojí?+
Cena vychází z objemu, počtu výjimek, používaných systémů a potřebné kontroly. Proto nejdřív řeším jeden proces a konkrétní rozsah, ne obecný balíček.
Kdy automatizace nedává smysl?+
Pokud má proces malý objem, nemá opakovatelná pravidla nebo probíhá hlavně ústně a po telefonu, může být přínos malý. Řeknu to přímo a navrhnu jiný první krok.
11 / Kontakt
Kde dnes vaši lidé ztrácejí čas?
Popište jeden proces. Stačí několik vět. Ozvu se osobně a řeknu, co bych prověřil jako první.
Bez závazku a bez výměny vašich systémů. Nejprve projdeme konkrétní proces, pak se rozhodnete.
Co se stane dál: Ozvu se osobně, projdeme jednu rutinu a dostanete první návrh dalšího kroku.